La cuenta de cobro es un documento que ha tomado mucha importancia en Colombia desde hace algún tiempo hasta la actualidad. Por ende el día de hoy te vamos a mostrar algunos de los puntos a tener en claro para saber cómo realizar una.
Eso sí, cabe destacar que antes de iniciar con la explicación debes saber si puedes usar para tu negocio cuentas de cobro. A pesar de que la respuesta a esto es muy sencilla, es necesario que tengas un poco de conocimiento.
Una forma fácil de saberlo es si te encuentras inscrito al régimen simplificado para el impuesto de IVA, es decir; si no debes cobrar IVA, en este caso la Cuenta de Cobro es el documento que debes utilizar.
Contenido
✅ ¿Qué es la cuenta de cobro?
La cuenta de cobro no es más que una documentación que emite una persona dirigida ya sea a otra persona o entidad, con el objetivo de solicitar el pago de un valor que se es adeudado por la realización de un servicio, trabajo o cualquier motivo comercial.
Un punto a tomar en cuenta es que está documentación no es valedera en caso de usarla como soporte ante la Dian, y por este motivo en caso de que un ciudadano no esté en la obligación de facturar y emita este documento, la persona que lo reciba debe realizar adicionalmente un oficio que le haga la equivalencia.
✅ ¿Cuál es la información que debe contener la cuenta de cobro?
Ahora que ya conoces lo que es la cuenta de ahorro, es importante que sepas el tipo de información que debe tener esta documentación:
- Nombre o razón social, además del NIT del vendedor o el ciudadano que se encarga de prestar el servicio.
- Número en secuencia de la venta.
- Fecha en la que se está elaborando la cuenta de cobro.
- Información de los servicios o bienes comercializados. En este pu ti puedes realizar una descripción general o específica si es de tu interés.
- Costo de la transacción.
Debes saber que este tipo de documentación no tiene una forma estándar de estructurarse, simplemente te hemos traído la información esencial que debe llevar. El orden lo puedes variar un poco, ya que no existe un modelo de cuenta de cobro único.
✅ ¿cómo realizar una cuenta de cobro?
Ahora que conoces la información que debe tener una cuenta de cobro, te traemos algunos tips que debes tomar en cuenta al momento de estructurarla.
✅ Lleva una secuencia o número consecutivo
Esto no es algo que el cliente te va a exigir ni que debas hacer obligatoriamente. Pero es importante para ti, ya que gracias a ello puedes llevar un mejor control. Así, vas a tener mayor claridad a quién te debe y a quién le has prestado servicios.
✅ Detalla la forma de pago
La cuenta bancaria a la que será dirigido el dinero y sugiere una fecha tope para el pago. Puede ser entre 15 o 45 días desde la fecha en que se le efectúa el servicio al cliente.
✅ Se específico en la descripción tanto de productos como servicios entregados
Este es de gran relevancia para que el cliente pueda tener conocimiento sobre qué se debe el valor de pago. Con ello te puedes evitar posibles quejas en el futuro o que te exijan servicios extras a los que estabas dispuesto a entregar.
✅ Incluye cualquier valor adicional que te deba el cliente
Si no incluyen algo en esta documentación, sea lo que sea, luego se te va hacer muy complicado cobrarlo.
✅ Entrega una copia del RUT junto con la cuenta de cobro
Al momento que vayas a entregar está documentación, lo debes hacer junto con la copia del RUT (la puedes descargar por medio de la página oficial del Dian).
En caso de que el cliente tenga que hacerte una retención en la fuente puedes sugerirla
Con esto podrás evitar cualquier tipo de equivocación en la retención.
✅ ¿Que debo hacer para que sea valedera la cuenta de cobro?
Para que esta documentación puede tener una sólida validez frente a entidades del ámbito jurídico como, el Dian por ejemplo, debe tener la compañía de un documento equivalente a la factura, el cual es un soporte que debe realizar el comprador. En este documento estructurado por el comprador debe tener incluido todos los elementos que establece el artículo 771-2 del estatuto tributario.
Además del documento equivalente a la factura, la otra documentación que debe acompañar a la cuenta de cobro es el RUT del vendedor o persona que presta el servicio, siempre se debe realizar la solicitud de este documento a la persona con la que se efectúan actividades comerciales.
Por otra parte, es necesario que sepas que estás formalidades se deben llevar a cabo cuando el ciudadano que opta por el servicio o adquiere el producto (cliente), es un responsable de IVA, de lo contrario no existe una obligación legar de realizar el documento equivalente no hacer la solicitud del RUT.
Una vez que la persona reciba la cuenta de cobro, debe realizar un documento equivalente al mismo, ya que con esto reconoce que tiene una obligación con la persona que emitió la cuenta de cobro y de esta forma dicho documento puede ser valedero para las entidades del ámbito jurídico.
✅ Formato de cuenta de cobro – Ejemplo
Lo siguiente que te vamos a mostrar es un formato que te puede servir como ejemplo de la cuenta de cobro. Si lo deseas lo puedes hacer igual o cambiar los datos de la forma que lo consideres necesario.
CUENTA DE COBRO No. (ESCRIBA AQUÍ LA NUMERACIÓN)
Fecha: (ESCRIBA LA FECHA)
La empresa: (ESCRIBA EL NOMBRE DEL CLIENTE PUEDE SER PERSONA O EMPRESA)
Con NIT: (NUMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE)
DEBE A:
(ESCRIBA AQUÍ SU NOMBRE)
C.C (NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN SUYO)
LA SUMA DE:
(VALOR EN LETRAS) ($000000 valor en numeros)
Todo lo anterior por los siguientes conceptos:
Venta de uniformes deportivos.
Venta de calzados deportivos.
Venta de canchas deportivas.
Por favor pagar en la Cuenta de Ahorros Número (NUMERO DE CUENTA) del banco (NOMBRE DEL BANCO)
(NOMBRE)
C.C (NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN SUYO)
Teléfono: (escriba su teléfono)
Dirección: (ESCRIBA SU DIRECCÓN)
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