✅ Certificado de Ingresos y Retenciones – Todos sus detalles en un solo artículo

Como trabajador dependiente, para poder realizar la declaración de renta en Colombia, se requiere de varios documentos. Uno de ellos es el Certificado de Ingresos y Retenciones que es emitido para un período o ejercicio fiscal. En este caso, la empresa para la que laboramos debe realizar el análisis de todos los pagos y retenciones. Y la empresa es la única autorizada para expedirlo.

El certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) especifica por parte del empleador los pagos y retenciones realizadas al trabajador. Con los datos emitidos se realiza la declaración del impuesto de renta. El proceso garantiza la seguridad fiscal colombiana, en resguardo del orden económico público.

No solo los trabajadores formales deben realizar este formulario, sino también los pensionados. La entidad encarga de emitir este documento, lo ha identificado como formulario Número 220. Si eres una persona que labora o se encuentra pensionada, este artículo te servirá de principio a fin.

✅ ¿Qué es el Certificado de Ingresos y Retenciones?

La certificación de Ingresos y retenciones es un documento que expresa información de pagos y descuentos realizados. Todos estos datos corresponden al ejercicio fiscal inmediatamente anterior. Es decir, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año anterior.

Consta de 74 renglones que serán debidamente diligenciados, tanto por el empleador como por su empleado. Estos pagos y retenciones reflejan la relación laboral que existe entre ambos. El nombre completo de este documento es: certificado de ingresos y retenciones para personas naturales empleados. Debe venir acompañado del año de retención. Es decir, el período fiscal.

Este certificado es de estricto cumplimiento por parte del empleador. Asimismo, es obligatorio que tu empleador lo entregue en tus manos. Para este año 2020, es necesario que se haga su entrega antes del 29 de marzo. Con la información reflejada, las personas pueden tramitar el pago del respectivo Impuesto de renta.

Es importante que se debe solicitar el certificado de ingresos y retenciones a las empresas para las cuales haya trabajado. Esto si se ha trabajado en más de una en el período y debe ser antes de presentar la declaración.

El formato de certificación pertenece al sistema implementado por la DIAN, denominado MUISCA. Es un modelo de certificaciones único para las gestiones de ingresos y servicios, cuyo control se realiza de forma automatizada. Está disponible dentro del portal web de la DIAN: www.dian.gov.co

¿Cómo sacar el Certificado de Ingresos y Retenciones?

En algunas instituciones, este certificado se encuentra en digital para ser descargado por los trabajadores. Este servicio está directamente integrado con las actividades de la dirección de recursos humanos para mantener el formulario listo. Esto se integra con los sistemas de administración de RRHH de una manera digital.

En algunos casos, se puede descargar directamente a través de los portales web. Para poder descargar el certificado, es necesario realizar lo siguiente:

1. Ingrese al portal web de la entidad donde labora (si es sector público).
2. Realice la consulta a través del menú “pagos y servicios”. En otras entidades puede ser directamente en un enlace que lo refiera como servidor.
3. Una vez dentro, realice el trámite en “servicio de tesorería”. Al ingresar, consulte en “certificado de descuentos y retenciones”.
4. Al estar dentro, debe hacer clic en “genere su certificado”.
5. Para poder obtenerlo, deben ser respondidas antes las preguntas de validación del sistema.
6. Para realizar la generación del certificado, es necesario completar algunos datos. Entre ellos: Fecha inicial y final del período fiscal o de relación laboral. Asimismo, los descuentos y retenciones del período involucrado.
7. Puede seleccionar el tipo de reporte que requiere, si es detallado, o solo es el consolidado.
8. Una vez llenados los detalles, haga clic en generar PDF.
9. Será abierta una pantalla, donde podrá indicar dónde quiere guardar el archivo. Haga clic en guardar. 

También, dependiendo de donde labore, puede descargar este certificado de empresas como fiduciarias. Un ejemplo de ello son los docentes, si está adscritos a la fiducia La previsora. Asimismo, a través del Fomag, dependiente del magisterio. El servicio para emitir el formulario 220 no debe tener costo alguno.

Otra forma de obtener el Certificado de Ingresos y Retenciones

No solamente puede expedirlo por vía electrónica. También puede obtenerlo de manera presencial dentro de la empresa en la cual labora. Es de estricto cumplimiento y obligación que la empresa se lo entregue debidamente firmado y diligenciado.

Para qué sirve el Certificado de Ingresos y Retenciones

Su objetivo es controlar y especificar las rentas de trabajo y pensiones durante un año. Estos papeles, deben detallar pagos que el empleador o empresa ha realizado a su empleado como resultado de reciprocidad laboral. Se incluyen la cantidad cancelada al seguro social, con la referida retención en la partida practicada en todos los casos.

Quién expide el Certificado de Ingresos y Retenciones

Es necesario que este documento lo entregue el empleador a sus trabajadores. Si todavía no lo has recibido, es necesario que preguntes a tu empresa o empleador. La responsabilidad de esta entrega es de ellos. El formato de expedición debe ser en electrónico PDF, enteramente diligenciado.

Es de tener en cuenta que este certificado solo lo entrega el empleador. No existe otra forma de obtenerlo. Asimismo, el internet está lleno de estos formularios, pero es necesario contar con requisitos del empleador. Solo es necesario llevarlo al empleador para que lo valide, lo certifique y lo diligencie propiamente.

Dentro del departamento de recursos humanos se puede realizar directamente, junto con la nómina. Este formulario se va completando en el transcurso del período correspondiente, o mientras exista relación laboral.

Contenido del Certificado

Existen varios formatos que se diligencian de acuerdo al estatus de la persona. Para el caso de un asalariado o dependiente, el formulario 220 es el indicado. De acuerdo con el artículo 379 del Estatuto tributario, el contenido que debe aparecer en este certificado es como sigue:

En el caso del empleador, dentro del apartado “retenedor”:

• Apellidos y nombres del agente retenedor. Puede ser la razón social en caso de entidad (empresa).
• Documento de identidad o NIT del agente.
• Período de certificación: se debe contar con la fecha de inicio de labores hasta la fecha de solicitud. En la mayoría de los casos, involucra desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.
• Dirección del agente.

En el apartado de “concepto de ingresos”:

• Valor de los pagos que efectuó el empleador a cuenta del trabajador. Se debe especificar el concepto de los mismos y el monto total de retenciones realizadas. Para nada se deben combinar los conceptos.
• En el apartado del concepto de los aportes, se diligencia el valor que se pagó a las entidades.
• Firma del Pagador. Con ello se certifican los datos aportados. Asimismo, que no existe cualquier otro pago o compensación a favor del trabajador. Esto de acuerdo al período especificado que refiere el certificado.
• Todo tiene que ser realizado de conformidad con las normas y reglamentaciones pertinentes.

Si la persona asalariada realiza otras actividades, es necesario expresarlas en el formulario. Para ello, el artículo 380 expresa los siguientes datos:

• El monto de los ingresos percibidos por concepto de otras actividades durante el año fiscal. Estas actividades deben ser gravables y su fuente debe ser diferente a la relación de labor. También, la cuantía de retenciones por parte de la fuente a quien se hicieron los trabajos o actividades.
• La relación de patrimonio bruto al último día del año fiscal. Debe ser indicado el valor a la fecha. En este caso también tiene que declarar los bienes y el valor de cada uno.
• Monto de deudas vigentes a la fecha de terminación del año fiscal.
• Firma sobre el cumplimiento de los requisitos del certificado. En ese caso, la persona manifiesta que cumple con todos los requisitos.

Legalidad del Certificado de Ingresos y Retenciones

Este certificado queda expresado de forma legal dentro del Estatuto Tributario Nacional. En su artículo 378, establece que los agentes retentivos, deben expedir dicho documento. El formato debe ser realizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En el artículo 379, queda expresado la información que debe estar contenida dentro del certificado. Asimismo, en el decreto 2345 de diciembre del 2019, queda expresada la obligatoriedad de expedición por parte de las empresas. Este decreto fue emitido por el Ministerio con competencia en Hacienda.

Todas las personas asalariadas, se les hagan o no retenciones, deben expedirse el formulario 220. Hay muchos empleados a los cuales no les corresponde retención, pues su sueldo es pequeño. Esta obligatoriedad queda expresada en el artículo 1.6.1.13.2.40.

¿Hay sanciones si no se emite este certificado?

Si, existen sanciones que recaen sobre el empleador en caso de no generar este certificado de Ingresos y Retenciones. Este certificado debe ser emitido dentro de los lapsos previstos por la autoridad competente.

Esto queda especificado en la ley 1819 del año 2016. Esta sanción queda expresada en porcentaje del 5 % del valor en pagos o abonos correspondiente que no haya expedido. El término para resolver o responder cualquier cargo es de un mes.

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