Carta de certificación laboral: Guía y Formato Word para la Empresa

La carta de certificación laboral es un documento de importancia para todo empleado activo dentro del territorio colombiano. A través de ella, la persona puede demostrar su trabajo en alguna entidad pública o privada, el tiempo y la cantidad devengada. De igual forma, es un requerimiento solicitado con regularidad por algunas instituciones.

Este documento o certificación por lo general es emitida por la dirección de Recursos humanos. Normalmente, es un documento que se expide para atender solicitudes ante bancos, colegios, arrendamientos, entre otros. Permite constatar que una persona labora, contando con estabilidad laboral y económica.

De igual forma, estas certificaciones no solo aplican a personas fijas dentro de empresas. Aplica para todas las relaciones de dependencia, sean fijas o contratadas. Si estás laborando y requieres esta certificación laboral, en este post discutiremos el tema con grandes detalles.

✅ ¿Qué es una carta de Certificación Laboral?

Las cartas de certificación laboral son documentos que puede ser solicitados por un empleado para diversos fines. Actúa como soporte para constatar la relación laboral de éste con un empleador. Lo normal es que el modelo de certificación laboral sea un documento de carácter informativo sobre el vínculo entre empleador y empleado.

Certificado Laboral en COlombia - Instrucciones y formato o Modelo para descargar

La Certificación Laboral no es una carta de recomendación. Aunque si el empleador quiere, puede resaltar algunas de las cualidades del empleado que sirvan para mejorar los fines del trabajador. Sin embargo, el propósito es dar constancia de la actividad de un trabajador en un lapso de tiempo.

El código sustantivo del trabajo en su artículo 57 rige la información contentiva de este tipo de documento. Este artículo hace referencia a las obligaciones especiales que tiene una empresa o empleador.

El numeral 7 en particular, define que al término del contrato y a solicitud del trabajador, debe emitirse la certificación. Incluso si el empleado no la solicita. Así que, a través de esta normativa, todas las entidades públicas y privadas realizarán sus respectivos formatos de constancia laboral.

✅ ¿Cómo hacer una certificación laboral?


No existe un modelo formal para este documento. Por lo general, cada empresa tiene un formato particular Sin embargo, lo que si existen son datos obligatorios que debe llevar. Para poder realizar este documento, es necesario tener en cuenta el artículo 57, numeral 7:

  • Esta normativa coloca como requisitos mínimos: tiempo de servicio, índole de trabajo y salario percibido.

Con estos tres datos importantes se debe realizar el formato de carta de certificación laboral. Si eres empleador o empleado y no sabes qué debe llevar este documento, en este apartado resumiremos su contenido. Los datos aquí aportados, son a modo de recomendación:

  1. Toda la carta debe estar escrita en un lenguaje claro y comprensible.
  2. Logo o membrete de la compañía que emite el certificado. Con este aspecto, se adquiere mayor legitimidad.
  3. Los datos de la entidad que contrata. Puede ser al final o inicio de la carta a modo de membrete. Esto es necesario para probar que quien emite esta certificación está facultado y capacitado para hacerlo. Dato importante es que se coloque el nombre de la compañía y se lea claramente.
  4. El cargo del redactor de la carta. De igual modo, debe estar debidamente autorizado a nombre de la empresa o empleador para realizar esta actividad.
  5. Los datos del trabajador. Es importante que incluya claramente los datos personales. Luego de ellos, los datos laborales como cargo desempeñado, tiempo de servicio y contrato y salario devengado.
  6. Incluya siempre la fecha y lugar de expedición de la carta.
  7. Por último, coloque una despedida amigable y los datos personales de la persona que firma. Puede que sea directamente la dirección de recursos humanos o el empleador.  

✅ Certificación laboral por honorarios

Es un tipo de carta diferente a las que se expiden normalmente dentro de las empresas. Los honorarios o contratos de servicios son formas de relación laboral con una duración finita. La legislación laboral no es aplicable a esta forma de servicio.

Queda a voluntad completa de un empleador emitir un certificado o carta laboral de esta naturaleza. No existe normativa legal que pueda obligar a un empleador a emitir este tipo de cartas. Por ello, es necesario mantener una buena relación de servicio, pues puede facilitar aspectos legales en un futuro.

Un formato de certificación laboral por honorarios no difiere mucho del formato general. En este caso, no existe una relación indefinida, sino definida bajo contrato o contratos. En este caso, si existiese la renovación del mismo, es necesario especificar cada uno. Del mismo modo, agregar las condiciones de cada uno de ellos: tiempo, salario devengado y labor realizada (si cambiase la labor).

✅ Formato de Certificación Laboral

Bajo este apartado, se verá elaborado un formato de certificación laboral. Es un documento en realidad sencillo de hacer. Se debe recalcar que este instrumento no es una recomendación. Para ello, te invitamos a que copies el ejemplo de certificación laboral que ponemos a continuación y hagas los ajustes respectivos.

Formato de carta de certificación laboral común

Logo de la empresa

Datos de la empresa (nombre, NIT, dirección, teléfono (s), apartado postal)

Nombre y apellido del representante de la empresa

Cargo del representante de la empresa

El (la) suscrito representante de la empresa (nombre de la empresa)

CERTIFICA

Que el (la) señor (a) __________________________, colombiano, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. _______________ y residente en ___________________________________________, labora (ó) para esta empresa desde _________ del año 20___ hasta _________ del año 20___, con un contrato a tiempo indefinido, desempeñando el cargo de: ____________________. Durante este tiempo, la persona ha devengado un salario mensual de: ___________________ pesos.

Certificación que se expide por solicitud de la parte interesada en ___________, a los ___ días del mes de ______________ del 20____.

Atento y Cordial.

______________________________

Nombre y apellido del representante de la empresa

Cargo del representante de la empresa

Datos de contacto

Documento de Identidad del representante

✅ Formato de carta de certificación laboral por honorarios

Logo de la empresa

Datos de la empresa (nombre, NIT, dirección, teléfono (s), apartado postal)

Nombre y apellido del representante de la empresa

Cargo del representante de la empresa

El (la) suscrito representante de la empresa (nombre de la empresa)

CERTIFICA

Que el (la) señor (a) __________________________, colombiano, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. _______________ y residente en ___________________________________________, trabaja (ó) para esta empresa bajo la modalidad de contrato a tiempo definido. En la siguiente tabla se describen los diferentes contratos laborados por el empleado.

Contrato Nro. Descripción del cargo Tiempo de servicio Salario devengado
    ___/___/______ al ___/___/______   
    ___/___/______ al ___/___/______   
    ___/___/______ al ___/___/______   

Certificación que se expide por solicitud de la parte interesada en ___________, a los ___ días del mes de ______________ del 20____.

Atento y Cordial.

______________________________

Nombre y apellido del representante de la empresa

Cargo del representante de la empresa

Datos de contacto

Documento de Identidad del representante

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✅ Otras preguntas frecuentes

Es necesario tener en cuenta además otros aspectos importantes al solicitar una carta o certificación laboral. Muchas de ellas tienen que ver normalmente cuando la relación termina, entre la empresa y el trabajador.

En este caso, para la empresa, se aconsejan los siguientes aspectos:

¿Si el empleado ha trabajado varios contratos, como hacer este documento?

Si hay una solicitud formal del empleado contratado, puede realizar una carta laboral por cada contrato. Ahora, si no desea gastar tanto papel, puede realizar un solo documento detallando cada contrato. En ese caso, escriba los datos correspondientes de cada uno: detalle del contrato, tiempo de servicio y salario percibido en cada uno. Puede complementar esta información si entre contratos hubo períodos en los cuales la persona no laboró.

¿Es obligado emitir esta certificación al finalizar contrato?

SI. Es obligatorio. Por ello se recomienda que al finalizar la labor, se emita de manera inmediata este documento. Recuerde que para el trabajador, este es un documento obligatorio para laborar en otra empresa. Es bueno hacerlo haya o no haya una solicitud de expedición. Con ello se evitan males mayores.

¿Y si todavía no se ha terminado la relación laboral?

Pues también es obligatorio emitirla. Un trabajador puede tener varias razones de peso para necesitar y solicitar este documento. Lo más recomendable es que con la mayor rapidez, elaborar y entregar este instrumento a su solicitante.

¿Qué puede pasar si me niego a emitir una carta de certificación laboral?

La ley establece que el empleado puede recurrir a órganos y mecanismos legales para obtenerla. Al menos que haya razones demostrables por las cuales no se puede emitir, obligará el estado a realizar la expedición. Si no se puede emitir, es importante tener razones bien justificadas y demostrables. El trabajador podría acudir al Ministerio del Trabajo para exigirle al empleador la emisión del documento.

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