Para dar inicio con la guía de como redactar un oficio, primero demos un pequeño repaso de lo que significa, su funcionalidad y cómo se debe usar este documento.
Contenido
✅ ¿Qué es un oficio?
Los oficios son un tipo de documento o de comunicación escrita de carácter oficial, protocolario, más que todo utilizado por las dependencias públicas y privadas. Este documento sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, etc.
Por eso una carta de oficio tiene como objetivo informar, de forma protocolaria, teniendo en claro esto podremos llegar a comprender la naturaleza de dicho documento y se nos facilitará la redacción de un oficio.
✅ Importancia del oficio
El oficio es un documento muy importante dado que este es de los principales medios formales para comunicarnos de forma escrita, con instituciones tanto públicas como privadas de forma precisa, coherente y objetiva.
✅ Cómo redactar un oficio
Un documento oficio por lo general está compuesto por una o dos páginas dependiendo de la información que se quiera expresar. Lo más común hoy en día es que el tamaño del papel sea carta (21.59 cm x 27.94 cm), aunque también se pueda redactar en otros formatos como el oficio (21.59 cm x 35.56 cm) o A4 (21 cm x 29.7 cm).
✅ Ejemplo de cómo redactar un oficio
Señores:
[Entidad o empresa a la que se dirige el oficio]
[Persona a quien se dirige]
[Ciudad en la que se encuentra la entidad]
ASUNTO: [Escribir aquí el tema a tratar]
De manera atenta me permito solicitarle | Informarle que XXXXXXXXXXXXX
Para cualquier información adicional favor comunicarse con XXXXXXXXX a través de los siguientes canales:
Correo: XXXXXX
Teléfono: XXXXXX
Atentamente,
[Nombre de quien redacta el oficio]
C.C. XXXXXXXXXX
✅ Estructura de un oficio.
- Lugar y fecha: se comienza colocando esta información para que quede claro el momento en que este fue radicado.
- Código o numeración: elemento de control establecido por la entidad remitente.
- Destinatario: a quién va dirigido lo más recomendado es que sea un texto corto en el cual lleve el cargo, el lugar y el nombre completo.
- Asunto: aquí se debe de especificar el asunto a tratar.
- Cuerpo: el cuerpo del oficio es el punto clave de este, aquí es donde se expresa el mensaje, la solicitud, o la información que a transmitir.
- Despedida: esta se debe de realizar de forma cortés para mantener buenos términos. No se debe olvidar colocar al final “atentamente” con la firma y el nombre del emisor. También se puede colocar el logo o sello de la entidad.
- Anexos: en los anexos se debe indicar la documentación que se adjunta al oficio, como soportes, facturas, tarjetas o catálogos.
✅ Clasificación de los oficios
La clasificación de los oficios es fundamental para saber cómo redactar un oficio, ya que así se tendrá una mayor comprensión del vínculo que existe entre el destinatario y la dependencia de la cual se expide el oficio.
✅ Por destino o procedencia institucional.
- Oficio interior: un oficio es denominado como interno cuando este tiene como destinatario una dependencia dentro de la misma institución.
- Oficio exterior: un oficio es denominado como externo cuando este tiene como destinatario un público en general u otra institución.
✅ Dirigidos a una o varias personas
- Oficios múltiples: este oficio es redactado con el objetivo de dirigirse a varias personas o instituciones por lo tanto su redacción es más amplia, para que esta pueda ser comprendida por todos.
- Oficio directo: aunque la estructura del oficio es parecida a la de oficios múltiples, se diferencia porque esta va dirigida a alguien en específico.
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